משרדים להשכרה הם ענף שעובר התפתחות מואצת ומציע כיום יותר ויותר פתרונות לחברות, לארגונים, לעסקים קטנים ולעצמאים. אמנם משרדים להשכרה מספקים מודל גמיש יותר ממשרדים למכירה, אך גם בתוך עולם השכירות יש רמות שונות של גמישות וסוגים רבים של התקשרויות.
המגוון העצום שקיים בעולם השכרת המשרדים מאפשר לבחור מבין סוגים שונים של סביבות עבודה, סגנונות ומחירים. לסוג המשרד יש השפעה רבה על הפעילות העסקית, הן בשל עלויות השכירות והן בשל העובדה שאופי המשרד משפיע על הפרודוקטיביות של העובדים, שביעות הרצון והנאמנות, האווירה במקום, נטוורקינג ומיתוג. לכן לפני שבוחרים משרד להשכרה חשוב להכיר את הסוגים הזמינים, לקחת בחשבון את כל השיקולים ולקבל החלטה מושכלת שתתמוך במטרות העסקיות.
את סוגי המשרדים הנפוצים כיום להשכרה, אפשר לחלק לכמה סגנונות עיקריים:
הסוג הראשון הוא חללי עבודה שיתופיים (Coworking), שהם בעצם קומפלקס אחד שאותו חולקים עסקים שונים. לרוב, מחזיקת המתחם היא חברה שמתמחה בניהול חללי עבודה משותפים והעסקים שפועלים במקום שוכרים ממנה משרדים או עמדות עבודה.
סוג אחר של משרד הוא ותיק יותר ובו העסק שוכר את המקום ישירות מבעל השטח. על כן השוכר לרוב אחראי לכל שירותי המשרד ולכל התנאים והמתקנים שקיימים בשטחו. משרדים כאלה קיימים בשני סגנונות עבודה: עבודה בסגנון "Open Space" ועבודה בסגנון משרדים פרטיים.
סגנון Open Space הוא כזה שהעובדים בו חולקים חלל עבודה. סגנון המשרדים הפרטיים הוא כזה שבו לכל עובד/ת יש משרד או יחידה סגורה משלו/ה. אפשר גם לשלב בין השניים באותו עסק, ואפשר גם ליצור מודל ביניים של "קוביות", שהן למעשה תאי עבודה נפרדים לכל עובד/ת, אך לרוב הם זעירים, תחומים במחיצות ולעתים ללא תקרה. סגנון הקוביות נפוץ למשל במוקדי שירות לקוחות, שירותים ממשלתיים ובנקים.
המאפיינים של סוגי המשרדים להשכרה
מרכזי עבודה שיתופיים (Coworkers)
מודל שהחל להתפתח בעשור השני של שנות האלפיים ומאז צבר תאוצה. חללי עבודה שיתופיים הם בעצם קומפלקס אחד שמחזיקה בו חברה לניהול חללי עבודה, אשר משכירה משרדים ועמדות עבודה לעסקים, חברות ופרילנסרים. במקרים רבים, המקום יציע גם משרדים להשכרה וגם עמדות בחלל משותף. השוכרים במקום חולקים שטחים משותפים כמו מטבח, חדרי ישיבות, חדרי שירותים ואזורי המתנה. בנוסף, הם חולקים לרוב גם ציוד ושירותי משרד: מדפסת, עמדת קבלה, שירותי ניקיון ותחזוקה. את השירותים מספקת חברת הניהול לכל המשרדים במקום, והם כלולים בדמי השכירות (לרוב עם מגבלות מסוימות).
משרדים להשכרה במרכזי עבודה שיתופיים, טומנים בחובם מספר יתרונות: היתרון הראשון הוא הגמישות. ברוב המקרים המשרדים מושכרים כשהם כבר מרוהטים ומוכנים לשימוש, וההתקשרות הינה חודשית ומתחדשת, כך שאפשר להתחיל לעבוד כשרוצים ולסיים כשרוצים (לעתים עם תקופה קצרה של הודעה מראש).
יתרון נוסף הוא "הכל כלול": חברת הניהול שיתופיים מציעים עסקת חבילה שכוללת גם משרדים וגם שירותי תקשורת, ניקיון ותחזוקה, כך שאין צורך להתקשר בנפרד עם ספקים שונים ולעסוק בניהול השירותים הנלווים. כמו כן, גם חשבונות החשמל, המים והארנונה כלולים בדמי השכירות.
יתרון חשוב אחר הוא הנטוורקינג. עבודה במרכזים שיתופיים יוצרת "חיכוך" אישי ויומיומי עם עסקים נוספים, מה שמגביר את החשיפה של העסק ויכול לספק לעסק לקוחות חדשים.
עם זאת, למרכזי עבודה שיתופיים יש גם חסרונות, כמו למשל הצורך לחלוק עם עסקים נוספים את חדרי הישיבות והחללים המשותפים, באופן שיכול ליצור לעתים עומס ולחייב תכנון מראש.
גם מבחינת מיתוג, עבודה במרכזים שיתופיים משדרת מסר של עסק צעיר ודינמי, דבר שעשוי להתאים לעסקים מסוימים אבל עלול שלא להתאים לעסקים אחרים שמעוניינים לשדר מסר אחר.
מרכזי עבודה שיתופיים פזורים כיום בכל רחבי הארץ אך הם נפוצים יותר באזור תל אביב וגוש דן.
משרד להשכרה Open Space
לחלל עבודה משותף יש יתרונות וחסרונות וחשוב לשקול היטב אם הוא מתאים. עובדים בחלל עבודה משותף, יהיו חשופים יותר זה לזה וגם למנהלים. מצד אחד, עובדה זו יכולה לתרום לפרודוקטיביות ולגרום לכך שהעובדים יחושו מחויבים לעסוק בעבודה עצמה ולהימנע מהסחות דעת רבות מדי. מצד שני, העבודה ביחד עלולה גם ליצור רעש והפרעות, בעיקר אם מדובר על עבודה שכוללת שיחות טלפון.
מטבע הדברים, חלל עבודה משותף מגביר את התקשורת בין העובדים לכל אורך יום העבודה. לעובדה זו יש יתרון כאשר מדובר בשיחות עבודה, שכן העובדים יכולים ללמוד זה מזה, להפרות אחד את השני ולתרום ידע, ניסיון וכלים. מצד שני, זוהי גם קרקע פורייה לוויכוחים ושיחות חולין שפוגעות בעבודה. משרד להשכרה בסגנון חלל משותף, יכול להיות חסכוני מבחינת דמי השכירות, שכן ניתן לשכן באותו תא שטח יותר עמדות עבודה. כאשר בוחרים בחלל עבודה משותף כדאי לוודא שיש במשרד גם חללים פרטיים שניתן לקיים בהם שיחות טלפון, פגישות וישיבות.
משרדים פרטיים – חדר לכל עובד/ת: משרדים אלו עלולים להיות יקרים יותר, שכן על מנת לייצר לכל עובד/ת משרד פרטי יש צורך להקנות לו/ה יחידת שטח נדיבה. עם זאת, ישנם יתרונות רבים למודל עבודה זה. ראשית, משרד פרטי מציע לעובד/ת פרטיות ושקט שמאפשרים להתרכז, לקיים שיחות טלפון בחופשיות ולהימנע משיחות חולין והפרעות מצד עובדים אחרים. במודל זה, ניתן להשאיר את הפן החברתי לשיחות המטבח או להפסקות. לכן, באופן טבעי, משרדים שמחולקים לחדרים פרטיים הם שקטים הרבה יותר.
מבחינה פונקציונלית, כל משרד יכול לארח פגישות ללא הפרעה. כך, אין צורך לבדוק את לו"ז חדר הישיבות עבור כל פגישה קטנה ואין צורך לחשוש מה יקרה אם הפגישה תתארך. בנוסף, משרדים פרטיים נחשבים יוקרתיים יותר ומשדרים רצינות, אמינות ובגרות ללקוחות ולמי שמתארחים בהם. משרדים פרטיים חשובים במיוחד למי שעוסקים בתחומים שמחייבים פרטיות כמו עורכי דין, רואי חשבון, רופאים, מטפלים ויועצים.
משרדים להשכרה מתחלקים לשלושה סוגים עיקריים: משרדים המחולקים לחדרים פרטיים, משרדים עם חלל עבודה משותף (Open Space) ומשרדים במרכזי עבודה שיתופיים (Coworkers). ישנם גם שילובים שונים וסגנונות ביניים. לכל עסק, חברה או ארגון שמעוניינים לשכור משרד, חשוב להתאים את הסגנון המתאים. סוג המשרד המתאים הוא כזה שיתמוך בביצועים העסקיים והארגוניים ולא יטיל עלויות מיותרות.
בתוך כך, חשוב לקחת בחשבון את נושא הגמישות בהסכם השכירות, חשיבות הפרטיות בעבודה, רמת הריכוז הנדרשת מהעובדים וגם את ערכי המותג ואת המסר השיווקי של העסק.
לפני בחירת משרד להשכרה, כדאי להתייעץ עם חברות שעוסקות בהשכרת משרדים ולקבל טיפים מקצועיים בהתאמה אישית.
שאלות על סוגים שונים של משרדים להשכרה? פנו אלינו ונשמח לייעץ